Aufgrund von Phishing-Angriffen auf die Mail-Infrastruktur der HHU und damit verbundenen Kompromittierungen von Postfächern kommt es leider immer wieder vor, dass die Universität auf so genannten "Blacklists" landet. In der Folge kann es passieren, dass E-Mails an universitätsexterne Empfänger*innen nicht zugestellt werden können. Sie bekommen in diesem Fall per Mail eine Rückmeldung, dass die Nachricht den Empfänger nicht erreicht hat ("Undelivered Mail returned to sender").
Inhalt:
Was sind Blacklists?
Blacklists sind Online-Systeme, die das Internet systematisch nach Postausgangsservern absuchen, von denen Spam- und Phishingnachrichten verschickt werden. Die IP-Adressen dieser Server werden dann, meist temporär, erfasst und als "verdächtig" markiert.
Betreiber von Mailservern können wiederrum zum Schutz ihrer Postfächer die Dienste von Blacklists abonnieren. Bei hereinkommenden Mails werden dann die in den Sendedaten enthaltenen IP-Adressen des Absenders mit der Blacklist abgeglichen. Taucht die IP auf der Blacklist als "verdächtig" auf, wird der Mailserver des Empfängers im Regelfall die Annahme der E-Mail verweigern. Diese wird dann als "nicht zustellbar" an den Absender zurückgeschickt.
Was tun, wenn eine E-Mail wegen Blacklisting nicht zugestellt werden kann?
Um die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen zu reduzieren, betreibt die HHU mehrere Mailserver parallel. In der Regel sind nicht alle Server betroffen, wenn es zu einem Blacklisting der HHU kommt.
Technisch funktioniert der Versand einer E-Mail so (s. auch Grafik rechts), dass die ausgehenden Nachrichten gleichmäßig auf alle Mailserver der HHU verteilt werden. Wenn Ihre Nachricht wegen Blacklisting nicht zustellbar war, können Sie diese ein zweites Mal verschicken. Im Idealfall geht die Mail dann über einen der nicht betroffenen Server raus und wird zugestellt.
Die Fachabteilung Mail des ZIM wird sich in jedem Fall bemühen, die Mailserver der HHU bei einem Blacklisting schnellstmöglich von dieser Liste löschen zu lassen. Teilen Sie dem ZIM-Helpdesk bitte deswegen mit, wenn Ihnen ein Blacklisting von HHU-Servern auffällt! Da die Blacklists in der Regel von kommerziellen Anbietern betrieben werden, haben das ZIM und die HHU jedoch keinen Einfluss darauf, ob und wie schnell ein Löschantrag dann auch tatsächlich umgesetzt wird.
Aktuelle Hinweise
Zur Zeit treten leider insbesondere bei den Mail-Angeboten von Microsoft gehäuft Probleme mit Blacklisting auf. Dies betrifft die Dienste
- Hotmail.com/Hotmail.de
- Outlook.com/Outlook.de
- Live.com/Live.de
Leider konnte hier bis jetzt keine befriedigende Lösung gefunden werden.
Fragen? Meldungen von Blacklisting?
Bitte kontaktieren Sie den Helpdesk des ZIM:
E-Mail: helpdesk@hhu.de
Telefon: 0211 - 81 10 111
Servicezeiten: Montag - Freitag, 8.30 Uhr - 18 Uhr
